綠色食品認證檔案管理辦法（試行）

第一章總則

　　第一條為了加強綠色食品認證檔案（以下簡稱認證檔案）工作，提高認證檔案管理水平，發揮認證檔案在綠色食品事業發展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及農業部有關規定，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱認證檔案，是指在綠色食品認證申請、檢查審核等業務工作中直接形成的具有保存價值的歷史記錄。具體包括：認證申請材料、現場檢查報告及圖片、環境監測報告、產品檢測報告、認證評審報告、產品包裝設計送審稿、證書復印件等與綠色食品獲證單位相關的技術和管理資料。

　　第三條本辦法適用紙質認證檔案管理。

　　第四條認證檔案實行中國綠色食品發展中心（以下簡稱中心）統一管理、部門協助配合的工作機制。中心標志管理處為認證檔案主管部門，承擔認證檔案的收集、整理、歸檔、保管以及辦理查詢、借閱等工作；認證審核處負責認證申報、審核材料的整理和移交工作；后勤服務中心負責認證檔案硬件設施建設工作。中心相關處室應安排專人負責認證檔案管理工作。

　　第五條中心應創造條件，加強規范管理，維護認證檔案的完整性與安全性，不斷提高認證檔案的管理水平和服務能力。

第二章認證檔案的立卷歸檔

　　第六條認證檔案應齊全、整潔、無破損。立卷時，卷內資料排列要條理化、系統化。

　　第七條認證檔案按年份、年內頒證流水號依次編號。編號組成：年份---年內頒證流水號，年內頒證流水號為產品編號末位四位數字。編號時，應使用附著力強、不易褪色的油性記號筆在認證檔案袋的正反面寫上認證檔案的編號，編號書寫須工整、清晰、無涂改。

　　第八條中心標志管理處應在綠色食品證書制作后10個工作日內完成認證檔案的編號、歸檔工作，并轉移到專用認證檔案庫保存。

第三章認證檔案的保管和借閱

　　第九條認證檔案管理人員根據認證檔案編號順序，按年份、年內編號從小到大的順序入庫上架排列，并妥善保管。年度認證檔案之間應設立標示牌，以示區分。

　　第十條認證檔案庫房應符合基本安全要求，門窗要堅固，要配置足夠的認證檔案專用柜架，并配有防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲等設施。

　　第十一條中心工作人員因業務工作需要借閱認證檔案的，須辦理相應的借閱手續。外單位人員未經中心批準不得查閱或借閱認證檔案。

　　第十二條借閱人必須嚴格履行借閱登記手續，在《綠色食品認證檔案借閱登記表》上登記，并經借閱人所在部門負責人簽字同意后方可借閱認證檔案。借閱人憑《綠色食品認證檔案借閱登記表》借閱認證檔案，當面點清數量，歸還時予以核對。

　　第十三條借閱認證檔案必須遵守以下規定：

　　（一）不得擅自拆卷、翻印、拍照、復制，確因工作需要必須拆卷、翻印、拍照、復制，須經中心標志管理處負責人同意，并由認證檔案管理人員辦理。

　　（二）愛護認證檔案，嚴禁在認證檔案資料中隨意標注、劃線、打圈、作記號，嚴禁涂改、抽取和損壞認證檔案。

　　（三）不得泄密、遺失認證檔案。

　　（四）不得轉借或擅自將認證檔案帶出中心。

　　（五）認證檔案借閱時間最長不超過10天，過期仍需借閱者，應及時辦理續借手續。因公長期出差、休假，應提前歸還所借認證檔案，不得滯留積存。如工作調動、辭職或退休，須歸還所借認證檔案。

　　第十四條確因特殊需要將認證檔案攜帶出中心的，須經中心標志管理處負責人審批后辦理有關手續。

第四章認證檔案的保存與銷毀

　　第十五條認證檔案實行長期保存與短期保存相結合的管理制度，保存期限按以下規定執行：

　　（一）獲證單位連續通過續展認證的，長期保存；

　　（二）獲證單位未續展的，延期保存一年，期滿后，由中心標志管理處審查，并報中心領導批準后予以銷毀。

　　第十六條銷毀工作應由兩人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”和銷毀日期，由監銷人簽字，作為查考的憑據。

第五章附則

　　第十七條本辦法由中心標志管理處負責解釋。

　　第十八條本辦法自頒布之日起施行。